Horodatage : pourquoi est-ce important ?

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Publié le : 23 octobre 20236 mins de lecture

L’enregistrement de la date et de l’heure d’un acte juridique est désormais possible grâce au mécanisme d’horodatage électronique. La trace des échanges peut être conservée. Ceci est d’autant plus important à l’heure actuelle où la numérisation s’est largement développée et où l’échange de documents numériques est de plus en plus privilégié dans les entreprises. Cependant, la certification de la date et de l’heure accompagnant une signature électronique est nécessaire pour garantir son authenticité. Quelle est donc l’importance de l’horodatage dans une signature électronique ? Continuez à lire si vous voulez en savoir plus.

Qu’est-ce que l’horodatage électronique ?

Pour les échanges de documents, de nombreuses entreprises de différents secteurs ont choisi de dématérialiser leurs données. L’horodatage électronique constitue une référence permettant de dater les documents électroniques qu’il s’agisse d’un fichier texte, vidéo, audio, etc. L’horodatage des documents numériques prend la forme d’un sceau électronique. Il peut être utilisé comme preuve incontestable de la signature d’un document à une date et une heure bien définies. Pour un tiers, la signature devient plus crédible. En cas de litige, elle peut également être utilisée comme preuve au tribunal pour étayer les faits. La valeur probante des documents et actes électroniques est garantie par l’horodatage qui complète la signature électronique. En outre, il certifie que le document n’a pas été modifié depuis l’insertion de la date. Tous les documents échangés électroniquement avec les entreprises et qui entrent dans le cadre de l’activité sont concernés par l’horodatage. Il s’agit donc d’un procédé important pour authentifier les documents administratifs, les contrats et les factures. Il s’agit également d’une référence universelle. Dès lors qu’il s’agit de confirmer l’existence d’un document électronique à un moment donné, l’horodatage peut être utilisé. Retrouvez plus d’informations sur universign.com

Pourquoi choisir une solution d’horodatage ?

Dès lors que le moment de la création d’un document compte, l’horodatage électronique devient extrêmement important du point de vue d’une administration publique ou d’une entreprise. Comme dans une procédure judiciaire, ce mécanisme garantit la date et l’heure certifiées d’un acte et ne peut être contesté. De plus, il est particulièrement essentiel dans le cas des contrats juridiques et civils. En effet, lors de la conclusion de contrats de droit civil, la signature électronique revêt une grande importance pour sceller les documents. A cet effet, les horodateurs constituent une garantie du moment de la création du document. Ainsi, l’utilisation du service d’horodatage permet de garantir la date exacte de la signature du document. D’autre part, le recours à l’horodatage est généralement requis par les banques et les chefs d’entreprise qui procèdent à la signature de contrats à distance. Lorsque la date d’une signature électronique est essentielle, l’utilisation d’horodateurs pour dater les fichiers électroniques est indispensable. En outre, le service d’horodatage reste relativement abordable et ne nécessite pas de coûts financiers excessifs pour l’entreprise. De plus, la sécurité des données numériques est assurée lors de l’utilisation de l’horodatage électronique.

Quels sont les principes de l’utilisation de l’horodatage ?

L’utilisation de l’horodatage électronique met en avant plusieurs principes. Tout d’abord, il témoigne de la non-altération du document. Cela signifie que le document n’a pas été modifié depuis son horodatage. Ensuite, comme le cachet de la poste, la date de l’horodatage est une preuve du respect des délais légaux. Puis, elle sert d’accusé de réception après l’envoi des documents. Enfin, il assure la traçabilité des actions. Le service d’horodatage délivre un sceau électronique ou un jeton d’horodatage lors de la datation du document électronique. Plus précisément, c’est l’association de l’empreinte des données horodatées qui délivre le sceau sous forme de fichier. La date et l’heure proviennent d’une source horaire sécurisée avec la signature de l’autorité d’horodatage. Cet acte scelle le document pour garantir sa valeur probante et son intégrité. Après le processus d’horodatage, une empreinte digitale unique est alors détenue par chaque document électronique.

Comment utiliser l’horodatage électronique ?

Tout d’abord, il est important de faire appel à un service spécialisé afin d’obtenir un horodatage officiel et précis. De plus, l’obtention du sceau pour un document électronique peut désormais se faire facilement sur internet grâce à l’émergence de nombreux services d’horodatage en ligne. Sur le document, un code informatique sera apposé par le service et stipulera le moment de son horodatage. Une horloge précise connectée au temps universel avec la prise en compte des fuseaux horaires permet de réaliser le processus. Pour servir de référence légale, un service officiel pourra effectuer un horodatage qualifié ultérieurement pour éviter la contestation. C’est le meilleur réflexe à avoir pour les professionnels. D’autre part, que le document soit signé numériquement ou non, l’horodatage électronique peut être utilisé pour tous les types de fichiers numériques. De plus, il est possible d’horodater tous les envois ainsi que les réceptions et même les emails qui ne contiennent pas de pièces jointes. L’horodatage facilite la vérification des demandes futures et la résolution des problèmes liés à des documents contradictoires.

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